Pola DW oraz UDW w poczcie email – do czego służą?

Pola DW oraz UDW w poczcie email – do czego służą?

Pisząc e-mail do kilku odbioców, po za głównym polem adresata są jeszcze dwa dodatkowe DW i UDW. Każdy z nich ma konkretne zastosowanie i nie powinny być stosowane zamiennie. Poporawne korzstanie z tych pól to nie tylko kultura korespondencji, ale tekże ochrona prywatności odbiorców. W tym materiale wyjaśniamy, co oznacza DW i co oznacza UDW w mailu oraz jak je stosować i jak uniknąć błędów.

Trzy pola adresata: Do, DW i UDW

W tabeli poniżej zebraliśmy krótkie zestawienie dostępnych pól i ich najistotniejsze właściwości, takie jak to, kto widzi listę odbiorców i kiedy powinniśmy je zastosować.

DW – co to znaczy i jak działa?

Co oznacza skrót DW? DW to skrót od „Do Wiadomości”, będący tłumaczeniem angielskiego CC (Carbon Copy). Co to znaczy DW w mailu? Taka wiadomość trafia do odbiorcy tak jak do głównego adresata, osoba załączona do wiadomości w polu DW od razu wie, że jest to tylko informacja o treści, a nie wiadomość bezpośrednio do niej adresowana.

Co to jest DW w mailu z perspektywy odbiorcy? Każda osoba otrzymująca wiadomość zarówno w polu „Do”, jak i DW widzi pełną listę adresów z obu pól. Oznacza to, że skrót DW w mailu nie zapewnia żadnej anonimowości, a odbiorca widzi, kto jeszcze otrzymał kopię.

Kiedy używać pola DW?

• Informujesz przełożonego lub inny dział o trwającej korespondencji bez anganiowania go jako głównego adresata.
• Chcesz dać znać współpracownikowi, że wysłałeś konkretną wiadomość do klienta.
• Zachowujesz ciągłość korespondencji dla osób, które powinny mieć wgląd, ale nie muszą odpowiadać.
• Przesyłasz potwierdzenie zamówienia lub umowy jednocześnie do klienta i działu księgowości.

UDW – co to znaczy i jak działa?

Co oznacza UDW w mailu? UDW to skrót od „Ukryta Do Wiadomości”, będący odpowiednikiem angielskiego BCC (Blind Carbon Copy). UDW mail co to znaczy? Adres wpisany w pole UDW również otrzymuje kopię wiadomości, jednak w odróżnieniu od pola DW pozostaje niewidoczny dla pozostałych odbiorców.

Co to znaczy UDW w praktyce? Żaden z odbiorców wiadomości nie zobaczy, że dana osoba otrzymała tą wiadomość. Pole UDW jest zatem narzędziem ochrony prywatności. Skrót UDW pojawia się w interfejsie klienta pocztowego, ale w doręczonej wiadomości bcc jest całkowicie ukryte.

Kiedy używać pola UDW?

• Wysyłasz wiadomość do dużej grupy odbiorców (newsletter, ogłoszenie, zaproszenie), którzy nie powinni widzieć nawzajem swoich adresów.
• Chcesz poinformować kogokolwiek w sposób dyskretny, bez wiedzy głównego adresata.
• Wysyłasz wiadomość do klientów i chcesz chronić ich adresy e-mail przed ujawnieniem.
• Przesyłasz sobie kopię wiadomości na drugi adres, by mieć archiwum w innym kliencie pocztowym.

DW i UDW – najczęstsze błędy i dobre praktyki

DW UDW co to znaczy z pewnością dzięki wcześniejszym wyjaśnieniom użytkownicy wiedzą, czym są poszczególne pola, ale wiemy, że w praktyce często są mylone lub nadużywane. Najczęstsze błędy to:

• Wysyłanie masowych wiadomości z adresami w polu „Do” lub DW zamiast UDW. W ten sposób ujawniane są adresy e-mail wysztkich odbiorców, co narusza ich prywatność i może być niezgodne z RODO.
• Nadmierne używanie DW. Dodawanie przełożonych w każdej wymianie e-mail tworzy często niepotrzebną korespondencję, z którą ktoś musi się zapoznać, zajmując tym samym czas przełożonych i miejsce w pamięci.
• Odpowiedź „Odpowiedz wszystkim” przy wiadomościach z DW. Odpowiedź trafia do wszystkich widocznych adresatów, co nie zawsze jest intencją nadawcy.
• Umieszczanie adresu w DW zamiast UDW przy wysyłaniu ofert handlowych. Klienci widzą nawzajem swoje adresy e-mail, co jest poważnym naruszeniem prywatności.

DW i UDW w poczcie firmowej – co warto wiedzieć?

Prawidłowe użycie pól DW UDW jest szczególnie istotne w korespondencji biznesowej, gdzie błędy komunikacyjne mogą mieć realne konsekwencje prawne lub wizerunkowe. Firmowa poczta na własnej domenie daje tu większą kontrolę i profesjonalizm niż serwisy publiczne.

Obsługę poczty firmowej cal.pl w tym ustawienia klienta pocztowego, webmail i zarządzanie kontami znajdziesz w sekcji obsługa poczty cal.pl. Jeśli nie masz jeszcze firmowej skrzynki, zacznij od poradnika jak stworzyć skrzynkę e-mail, a docelowo rozważ pocztę biznesową z własną domeną.

Powiązane funkcje, które warto znać obok DW i UDW:

• Przekierowanie poczty – automatyczne przesłanie wiadomości z jednej skrzynki na inną, bez konieczności wpisywania odbiorca w każdej wiadomości.
• Aliasowanie z plusem – technika pozwalająca tworzyć dynamiczne adresy e-mail i sortować korespondencję bez dodatkowych kont.

Jeśli korzystasz z popularnych serwisów pocztowych, poniższe poradniki pomogą Ci sprawnie obsługiwać swoje skrzynki: jak założyć skrzynkę w Onet.pl oraz jak zalogować się do poczty WP.pl.

FAQ – najczęstsze pytania o pola DW i UDW

Co oznacza DW w mailu?

Co oznacza DW w mailu? DW to skrót od „Do Wiadomości” (ang. CC – Carbon Copy). Adresaci wpisani w to pole otrzymują kopię wiadomości i są widoczni dla wszystkich pozostałych odbiorców. Pole DW sygnalizuje, że dana osoba jest informowana, ale nie jest głównym adresatem wiadomości.

Co oznacza UDW w mailu?

Co oznacza skrót DW w mailu rozumiemy już dobrze, ale UDW co to znaczy? UDW to skrót od „Ukryta Do Wiadomości” (ang. BCC – Blind Carbon Copy). Odbiorca z pola UDW dostaje kopię wiadomości, ale jego adres pozostaje niewidoczny dla pozostałych odbiorców.

Czy adresat widzi, że jest w polu UDW?

Nie. Osoba wpisana w pole UDW otrzymuje wiadomość bez żadnej informacji o tym, że inni odbiorcy również ją dostali. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, gdy odbiorca z UDW odpowie „Odpowiedz wszystkim”, wówczas jego odpowiedź może ujawnić jego obecność w korespondencji.

Czy użycie DW lub UDW jest zgodne z RODO?

Użycie pola DW przy wysyłaniu wiadomości do wielu odbiorców jednocześnie powoduje ujawnienie adresów e-mail wszystkim uczestnikom. Może to być niezgodne z RODO, szczególnie gdy odbiorcy nie wyrazili zgody na udostępnienie swoich danych innym osobom. Skrót UDW chroni prywatność, dlatego przy masowych wysyłkach do klientów lub nieznających się osób należy zawsze korzystać z pola UDW.

Czy odbiorca z pola DW powinien odpowiadać na wiadomość?

Ogólna zasada korespondencji e-mail mówi, że osoba wpisana w DW czy UDW jest jedynie informowana. Odpowiedź nie jest oczekiwana, choć oczywiście możliwa. Jeśli chcesz wyraźnie zaznaczyć, że odpowiedź od osób z DW nie jest potrzebna, możesz wskazać to wprost w treści wiadomości.